Adatkezelési Tájékoztató

1. Az adatkezelő adatai

A személyes adatok kezeléséért az alábbi szervezet felel:

• Szervezet neve: ATUS Kerékpáros Sportegyesület
• Nyilvántartási szám: 13-02-0008881
• Adószám: 19432555-1-13
• Székhely: 2045 Törökbálint, Hunyadi utca 19.
• E-mail cím: amateurs@teamunitedshipping.hu
• Weboldal: amateurs.teamunitedshipping.hu

2. A kezelt adatok köre, célja és jogalapja

Az egyesület a tagfelvételi eljárás során, valamint a tagsági jogviszony fennállása alatt különböző célokból kezeli a megadott adatokat:

A) Jelentkezési folyamat (tagfelvételi kérelem elbírálása)

• Azonosító és kapcsolattartási adatok: Név, születési dátum, e-mail cím, tartózkodási város.
  Cél: A jelentkező azonosítása, korosztályos kategóriájának felmérése és a kapcsolatfelvétel.
• Bemutatkozó és kiválasztási adatok: Motivációs levél, csatolt dokumentumok (pl. korábbi sporteredmények), valamint ajánló/meghívó személy megnevezése.
  Cél: A jelentkező alkalmasságának felmérése, a csapategység és a sportértékek iránti elköteleződés ellenőrzése.
• Előzetes felszerelés-méretek: Mez- és nadrágméret.
  Cél: Sikeres felvétel esetén a csapatruházat megrendelésének és gyártásának előkészítése.
• Technikai és biztonsági adatok: Űrlapbeküldés időpontja, IP-cím, a felületek visszaélésszerű használatát megelőző biztonsági ellenőrzések adatai.
  Cél: A jelentkezés hitelesítése, kéretlen megkeresések és automatizált spamek megelőzése.

Jogalap a jelentkezés során: A tagsági jogviszony létrehozását megelőző lépések megtétele a jelentkező kérésére (GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont), valamint a kifejezett hozzájárulás az önkéntesen megadott kiegészítő adatok (pl. csatolmányok, meghívó neve) esetén (GDPR 6. cikk (1) bek. a) pont).

B) Tagsági jogviszony (egyesületi tagok nyilvántartása és működés)

• Kötelező törvényi tagnyilvántartás adatai: Családi és utónév, születési hely és idő, anyja leánykori neve, állampolgárság, lakcím (irányítószám, település, utca, házszám), tagsági jogviszony keletkezésének és megszűnésének időpontja.
  Cél és jogalap: A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (Ptk.) 3:66. §-ában előírt jogszabályi kötelezettség teljesítése, mely szerint az egyesület köteles a tagjairól nyilvántartást vezetni (GDPR 6. cikk (1) bek. c) pont – jogi kötelezettség teljesítése).
• Tagdíj és pénzügyi adatok: Tagdíj összege és fizetési konstrukciója (egy összegben vagy két részletben), esetleges kedvezmény vagy mentesség, az egyedi/extra ruházati rendelések és közös beszerzések összege, fizetési határidők, a befizetések adatai (összeg, dátum, utalási közlemény), számlázási név és cím, valamint a kiállított díjbekérők és számlák.
  Cél és jogalap: A tagsági jogviszonyból és az egyedi/extra ruházati megrendelésekből eredő vagyoni kötelezettségek elszámolása (GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont), valamint a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Számv. tv.) 169. §-a szerinti bizonylat-megőrzési kötelezettség (GDPR 6. cikk (1) bek. c) pont).
• Sportszakmai és szövetségi adatok: MKSZ versenyengedély státusza, MKSZ azonosító kód, versenyzői kategória (amatőr, utánpótlás stb.), saját szponzorok megnevezése, magatartási és etikai kódex elfogadása.
  Cél és jogalap: A sportról szóló 2004. évi I. törvény (Stv.), valamint a Magyar Kerékpáros Szövetség (MKSZ) versenyszabályzata alapján a hivatalos versenyengedélyek ügyintézése és a sportszakmai felügyelet (GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont – tagsági szerződés teljesítése).
• A magatartási kódex online elfogadásának adatai: Az aláírásként megadott név, az elfogadott kódex verziója és szezonja, a kódex megnyitásának és elfogadásának időpontja, az adott munkamenet belépési módja (jelszó vagy egyszer használatos e-mail link) és időpontja, az elfogadáskor használt IP-cím és böngésző adatai, valamint az olvasással töltött aktív idő és annak ténye, hogy a tag a szöveg végéig görgetett. Az elfogadást követően az elfogadás adatait és az elfogadott szöveget tartalmazó visszaigazolás e-mailben megküldésre kerül a tagnak és az egyesület postafiókjába is; az egyesületi példány az IP-címet és a böngésző adatait is tartalmazza.
  Cél és jogalap: Az elfogadás tényének és körülményeinek igazolása, a tagsági feltételek betartásának ellenőrzése (GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont – tagsági szerződés teljesítése, valamint f) pont – az egyesület jogos érdeke az elfogadás bizonyítására). Az adatokat kizárólag erre a célra használjuk.
• Kiskorú tagok törvényes képviselői hozzájárulása: A tag születési dátuma alapján állapítjuk meg, hogy a tag 18 év alatti-e. Kiskorú tag esetén a magatartási kódex elfogadásához a szülő vagy törvényes képviselő írásbeli hozzájárulása is szükséges, amelynek keretében rögzítjük és megőrizzük a szülő / törvényes képviselő nevét, a taghoz fűződő viszonyát, e-mailes válasz útján adott hozzájárulás esetén az e-mail címét, valamint magát a hozzájáruló nyilatkozatot és annak dátumát. Ez az adatkezelés független a Magyar Kerékpáros Szövetség (MKSZ) versenyengedély-igényléshez kapcsolódó szülői hozzájáruló nyilatkozatától, amelyet az MKSZ önálló adatkezelőként kezel.
  Cél és jogalap: A kiskorú tag tagsági kötelezettségvállalásához szükséges törvényes képviselői hozzájárulás igazolása (GDPR 6. cikk (1) bek. c) pont – jogi kötelezettség teljesítése a Ptk. kiskorúak cselekvőképességére vonatkozó szabályaival összefüggésben, valamint f) pont – az egyesület jogos érdeke a hozzájárulás bizonyítására).
• Vészhelyzeti kapcsolattartó (Emergency Contact): Értesítendő hozzátartozó neve és telefonszáma.
  Cél és jogalap: Csapatban szervezett edzések, edzőtáborok vagy kerékpárversenyek során bekövetkező esetleges baleset, sérülés vagy rosszullét esetén a haladéktalan értesítés és segítségnyújtás lehetősége (GDPR 6. cikk (1) bek. d) pont – életfontosságú érdekek védelme, valamint f) pont – a tag és az egyesület jogos érdeke a biztonságos sportolási környezet fenntartására).
• Csapatruházat, méretek és rendelések: Mez-, nadrág- és egyéb rendelhető egyesületi kiegészítők mérete, az alapcsomagon felüli egyedi/extra ruházati rendelések és közös beszerzések tételei és darabszáma, valamint kézbesítési adatok.
  Cél és jogalap: Az egyesületi tagsághoz biztosított hivatalos csapatfelszerelés, valamint a tag által leadott egyedi/extra ruházati rendelések gyártása, megrendelése és átadása (GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont).
• Versenynaptár és belső megjelenítés: A tag által tervezett versenyek listája az adott szezonban, valamint az a beállítás, hogy a tag neve megjelenjen-e a tervezett verseny mellett a többi tag számára.
  Cél és jogalap: Csapaton belüli versenyszervezés, közös nevezések, utazások és logisztika koordinációja. Az adatbázisban a név megjelenítése a belső zárt felületen kizárólag a tag kifejezett, önkéntes hozzájárulásán alapul (GDPR 6. cikk (1) bek. a) pont). Amennyiben a tag úgy dönt, hogy a nevét nem teszi láthatóvá, az információ kizárólag az adminisztráció/stáb számára marad elérhető névtelenített összesítés formájában.

3. Adatfeldolgozók és adattovábbítás

Az egyesület a működéséhez, a webes felületek üzemeltetéséhez és a jogi kötelezettségek teljesítéséhez a következő külső adatfeldolgozókat és partnereket veszi igénybe:

• Tárhely és infrastruktúra (Edge & Cloud Hosting):
  Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA)
  Feladat: A webalkalmazás és a háttérfunkciók futtatása (Cloudflare Workers / Pages), DNS- és CDN-szolgáltatás, valamint a weboldal biztonságát és spamszűrését szolgáló Cloudflare Turnstile szolgáltatás biztosítása.
• Adatbázis és hitelesítés (Backend as a Service):
  Supabase, Inc. (970 Toa Payoh North #07-04, Singapore; EU szerverkörnyezet: Frankfurt, AWS)
  Feladat: A jelentkezési űrlapok adatainak, a tagnyilvántartásnak és a tagi fiókok biztonságos adatbázis-szintű tárolása (PostgreSQL), titkosított hitelesítés és felhőtárhely (Storage).
• Belső folyamatautomatizálás és értesítések:
  Microsoft Ireland Operations Limited (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Írország)
  Feladat: Az új jelentkezésekről és rendszereseményekről szóló belső adminisztrátori értesítések és munkafolyamatok kezelése (Power Automate).
• Tranzakciós és értesítő e-mailek küldése:
  Resend, Inc. (USA)
  Feladat: Tranzakciós és értesítő e-mailek (belépési linkek, tagsági és díjbekérő-értesítések, valamint a magatartási kódex elfogadásáról szóló másolatok) küldése. Továbbított adatok: e-mail cím, név, az e-mail tartalma. Az Európai Unión kívüli adattovábbítás jogalapja: EU–US Data Privacy Framework és/vagy az Európai Bizottság által elfogadott általános adatvédelmi kikötések (SCC).
• Számlázás és befizetések párosítása:
  KBOSS.hu Kft. (Számlázz.hu; 1031 Budapest, Záhony utca 7.)
  Feladat: A tagdíjról szóló díjbekérők és számlák kiállítása és megőrzése, valamint a bankszámlára érkező átutalások díjbekérőkhöz párosítása.
• Sportszakmai szervezetek (önálló adatkezelő címzettként):
  Magyar Kerékpáros Szövetség (MKSZ) (1146 Budapest, Istvánmezei út 1-3.)
  Feladat: Hivatalos versenyengedély (licenc) igénylése, hosszabbítása, valamint szövetségi versenyekre történő hivatalos nevezések lebonyolítása.

4. Az adatok megőrzési ideje

• Számviteli bizonylatok és tagdíj-elszámolások: A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdése alapján kötelezően legalább 8 évig.
• Tagnyilvántartás adatai: A tagsági jogviszony fennállása alatt, valamint a tagság megszűnését követő 5 évig (a Polgári Törvénykönyv szerinti általános elévülési idő).
• A magatartási kódex elfogadásának adatai: A tagsági jogviszony fennállása alatt, valamint a tagság megszűnését követő 5 évig.
• Kiskorú tagok törvényes képviselői hozzájárulása: A magatartási kódex elfogadásának adataihoz hasonlóan a tagsági jogviszony fennállása alatt, valamint a tagság megszűnését követő 5 évig.
• Szezonális versenytervek és tagi preferenciák: Az adott naptári év / versenyévad lezárultáig, illetve a hozzájárulás visszavonásáig.
• El nem fogadott jelentkezők adatai: A felvételi eljárás lezárását követő 90 napon belül a beküldött adatok (beleértve a motivációs levelet és a csatolt fájlokat is) véglegesen törlésre kerülnek, kivéve, ha a jelentkező kifejezetten hozzájárul adatainak későbbi toborzási időszakban történő kezeléséhez.

5. Az érintettek jogai

A jelentkezők és a tagok a személyes adataik kapcsán az alábbi jogokat gyakorolhatják az adatkezelő elérhetőségein:

• Hozzáférés joga: Tájékoztatást kérhetnek arról, hogy milyen adataikat kezeljük, milyen célból és milyen jogalapon.
• Helyesbítés joga: Kérhetik a pontatlan vagy megváltozott személyes adatok módosítását.
• Törléshez való jog („elfeledtetéshez való jog”): Kérhetik adataik törlését a hozzájáruláson alapuló adatkezelések esetében. Felhívjuk a figyelmet, hogy a törlési jog nem alkalmazható azokra az adatokra, amelyek megőrzésére az egyesületet jogszabály kötelezi (például a Ptk. alapján vezetett kötelező tagnyilvántartás a tagság fennállása alatt, vagy a Számviteli törvény szerinti 8 éves bizonylat-megőrzés).
• Adatkezelés korlátozásának joga: Kérhetik az adatok zárolását a GDPR-ban meghatározott feltételek fennállása esetén.
• Tiltakozáshoz való jog: Jogos érdek alapján kezelt adatok esetén tiltakozhatnak az adatkezelés ellen.
• Hozzájárulás visszavonása: A hozzájáruláson alapuló adatkezelések (pl. belső versenytervezőben a név megjelenítése) bármikor ingyenesen visszavonhatók, ami nem érinti a visszavonás előtt végzett adatkezelés jogszerűségét.

6. Adatbiztonság

Az egyesület minden elvárható technikai és szervezési intézkedést megtesz a tárolt adatok védelme érdekében. Az adatbázisban a hozzáféréseket szigorú jogosultságkezelés (Row Level Security - RLS) védi, az adatátvitel minden esetben titkosított (TLS/HTTPS) csatornán zajlik. A belső és érzékeny információkhoz (így a jelentkezési anyagokhoz vagy a tagnyilvántartáshoz) kizárólag az egyesület vezetősége és az adminisztrációért felelős megbízottak férhetnek hozzá.

7. Jogorvoslati lehetőségek

Amennyiben az érintett úgy ítéli meg, hogy a személyes adatainak kezelése nem felel meg a jogszabályi követelményeknek, az alábbi szervekhez fordulhat: